Μια λανθασμένη πρόσληψη δεν κοστίζει μόνο έναν μισθό ή χρόνο εκπαίδευσης. Μπορεί να εκθέσει μια επιχείρηση σε απώλεια πελατών, εσωτερική απάτη, διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών ή σοβαρή δυσλειτουργία σε μια κρίσιμη θέση. Το ερώτημα «έλεγχος ιστορικού ή συστάσεις εργαζομένου» δεν αφορά απλώς τη διαδικασία επιλογής προσωπικού. Αφορά το επίπεδο ασφάλειας με το οποίο ένας εργοδότης παίρνει μια απόφαση εμπιστοσύνης.
Οι συστάσεις παραμένουν χρήσιμες, ιδιαίτερα όταν προέρχονται από πρόσωπα που έχουν πραγματική εικόνα της καθημερινής εργασίας του υποψηφίου. Δεν αρκούν όμως από μόνες τους σε κάθε περίπτωση. Ο έλεγχος ιστορικού, όταν γίνεται νόμιμα, στοχευμένα και με σεβασμό στα προσωπικά δεδομένα, μπορεί να επιβεβαιώσει στοιχεία που δεν προκύπτουν από ένα βιογραφικό ή από μια σύντομη τηλεφωνική συνομιλία.
Έλεγχος ιστορικού ή συστάσεις εργαζομένου: η ουσιαστική διαφορά
Η σύσταση είναι κατά βάση μια επαγγελματική αξιολόγηση. Ένας προηγούμενος εργοδότης, προϊστάμενος ή συνεργάτης περιγράφει την εμπειρία του από τη συνεργασία με τον υποψήφιο. Μπορεί να φωτίσει τη συνέπεια, την επικοινωνία, τη συνεργατικότητα, την τήρηση ωραρίων και τον τρόπο με τον οποίο το άτομο λειτουργεί υπό πίεση.
Ο έλεγχος ιστορικού έχει διαφορετική λειτουργία. Δεν αποσκοπεί σε εντυπώσεις, αλλά στην επαλήθευση συγκεκριμένων και συναφών στοιχείων για τη θέση. Ενδέχεται να αφορά την ακρίβεια δηλωμένων επαγγελματικών πληροφοριών, την ύπαρξη ή μη εταιρικών σχέσεων που δημιουργούν σύγκρουση συμφερόντων, την αξιοπιστία στοιχείων ταυτοποίησης ή άλλους ελέγχους που δικαιολογούνται από τη φύση της εργασίας και επιτρέπονται από το ισχύον πλαίσιο.
Η διαφορά είναι κρίσιμη. Μια θετική σύσταση μπορεί να είναι ειλικρινής, αλλά να είναι γενική ή να περιορίζεται σε μια παλαιότερη περίοδο της επαγγελματικής πορείας. Αντίστροφα, ένας έλεγχος χωρίς σωστό σκοπό, αναλογικότητα και νομική βάση μπορεί να είναι άχρηστος ή προβληματικός. Η ασφαλής πρακτική δεν είναι να επιλέξετε μηχανικά τη μία μέθοδο αντί της άλλης, αλλά να αποφασίσετε τι χρειάζεται πραγματικά να επιβεβαιωθεί.
Πότε οι συστάσεις έχουν μεγαλύτερη αξία
Οι συστάσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν η θέση βασίζεται στις δεξιότητες συμπεριφοράς. Για έναν υπάλληλο εξυπηρέτησης πελατών, έναν πωλητή, έναν υπεύθυνο ομάδας ή έναν επαγγελματία που συνεργάζεται στενά με ανθρώπους, η γνώμη ενός άμεσου προϊσταμένου μπορεί να δώσει στοιχεία που δεν αποτυπώνονται σε κανένα έγγραφο.
Η αξία τους αυξάνεται όταν η επικοινωνία γίνεται με σαφείς ερωτήσεις. Αντί για το αόριστο «ήταν καλός εργαζόμενος;», ο εργοδότης μπορεί να ζητήσει παραδείγματα σχετικά με την αξιοπιστία, την ανάληψη ευθύνης, τη διαχείριση λαθών και τον λόγο αποχώρησης, στο μέτρο που η συζήτηση είναι θεμιτή και αφορά την επαγγελματική σχέση.
Υπάρχει όμως ένας πρακτικός περιορισμός: οι συστάσεις σπάνια είναι πλήρως ουδέτερες. Κάποιος μπορεί να επιλέξει πρόσωπα που θα μιλήσουν ευνοϊκά για εκείνον. Ένας προηγούμενος εργοδότης μπορεί επίσης να δώσει ελάχιστες πληροφορίες για λόγους πολιτικής της εταιρείας ή να αποφύγει αρνητικές κρίσεις. Για τον λόγο αυτό, μια σύσταση αποτελεί ένδειξη και όχι απόδειξη.
Πότε απαιτείται αυξημένη επαλήθευση
Όσο μεγαλύτερη είναι η πρόσβαση του εργαζομένου σε χρήματα, ευαίσθητα δεδομένα, αποθήκες, συστήματα πληροφορικής, εταιρικά μυστικά ή ευάλωτα πρόσωπα, τόσο αυξάνεται η ανάγκη για προσεκτική αξιολόγηση. Το ίδιο ισχύει για διευθυντικές θέσεις, προσωπικό ασφαλείας, οικονομικά τμήματα, οδηγούς, υπαλλήλους με δικαίωμα υπογραφής και στελέχη που χειρίζονται προμήθειες ή κρίσιμους προμηθευτές.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιχείρηση δεν πρέπει να στηρίζεται στην υποψία ούτε να προχωρά σε αδιάκριτη συλλογή πληροφοριών. Χρειάζεται να ορίσει εκ των προτέρων ποιος είναι ο κίνδυνος της θέσης και ποια στοιχεία είναι απολύτως συναφή για την αντιμετώπισή του. Η αναλογικότητα προστατεύει και την εταιρεία και τον υποψήφιο.
Για παράδειγμα, μια θέση οικονομικής διαχείρισης μπορεί να απαιτεί αυστηρότερη επαλήθευση επαγγελματικής διαδρομής και πιθανών ασυμβίβαστων συμφερόντων από μια θέση με περιορισμένη πρόσβαση σε εταιρικούς πόρους. Δεν υπάρχει μία ίδια διαδικασία για όλες τις προσλήψεις. Υπάρχει διαδικασία προσαρμοσμένη στον πραγματικό κίνδυνο.
Η νομιμότητα δεν είναι τυπικό στάδιο
Κάθε έλεγχος υποψηφίου οφείλει να γίνεται εντός των ορίων της νομοθεσίας, με νόμιμο σκοπό, ενημέρωση όπου απαιτείται και αυστηρή προστασία προσωπικών δεδομένων. Η συλλογή άσχετων ή υπερβολικών πληροφοριών δεν κάνει μια επιχείρηση ασφαλέστερη. Αντιθέτως, μπορεί να δημιουργήσει νομική έκθεση, να βλάψει τη φήμη της και να υπονομεύσει τη σχέση εμπιστοσύνης που θέλει να χτίσει με το νέο προσωπικό.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται σε ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, σε πληροφορίες που προέρχονται από ανεπίσημες πηγές και σε κάθε στοιχείο που δεν συνδέεται άμεσα με τα καθήκοντα της θέσης. Ο έλεγχος δεν είναι «έρευνα για τα πάντα». Είναι μια περιορισμένη, τεκμηριωμένη διαδικασία επαλήθευσης, με σαφές αντικείμενο και σωστή διαχείριση των ευρημάτων.
Η καλύτερη πρακτική: κλιμακωτή αξιολόγηση
Στις περισσότερες επιχειρήσεις, η σωστή προσέγγιση είναι κλιμακωτή. Αρχικά, εξετάζονται το βιογραφικό, η συνέντευξη και οι επαγγελματικές συστάσεις. Αν η θέση είναι υψηλής ευθύνης ή αν εμφανίζονται ασυνέπειες που έχουν ουσιαστική σημασία, τότε μπορεί να εξεταστεί η ανάγκη για πρόσθετη, νόμιμη επαλήθευση.
Αυτή η μέθοδος αποφεύγει δύο λάθη. Το πρώτο είναι η αφέλεια: να θεωρείται ότι ένα καλογραμμένο βιογραφικό και δύο θετικές συστάσεις αρκούν πάντα. Το δεύτερο είναι η υπερβολή: να αντιμετωπίζεται κάθε υποψήφιος σαν πιθανός κίνδυνος. Η σοβαρή επιλογή προσωπικού απαιτεί κρίση, όχι καχυποψία.
Η διαδικασία πρέπει επίσης να είναι σταθερή για συγκρίσιμες θέσεις. Όταν η επιχείρηση εφαρμόζει διαφορετικά κριτήρια χωρίς σαφή αιτιολογία, αυξάνει την πιθανότητα άδικων αποφάσεων και δυσκολεύεται να αποδείξει ότι ενήργησε με αντικειμενικότητα. Μια γραπτή πολιτική προσλήψεων, ακόμη και απλή, βοηθά να ορίζονται οι βαθμίδες ελέγχου, οι αρμοδιότητες και τα χρονικά όρια διατήρησης των στοιχείων.
Τι πρέπει να αξιολογεί ο εργοδότης πριν αποφασίσει
Η πρώτη ερώτηση δεν είναι «τι μπορούμε να βρούμε;», αλλά «τι χρειάζεται να γνωρίζουμε για να αναθέσουμε υπεύθυνα αυτή τη θέση;». Από εκεί προκύπτουν οι σωστές ερωτήσεις προς τις συστάσεις και, εφόσον δικαιολογείται, το εύρος ενός ελέγχου ιστορικού.
Χρειάζεται επίσης να εξετάζεται η ποιότητα της πληροφορίας. Μια αναφορά χωρίς σαφή προέλευση, ημερομηνία ή δυνατότητα επιβεβαίωσης δεν πρέπει να καθορίζει μια απόφαση πρόσληψης. Αντίθετα, τα τεκμηριωμένα ευρήματα, η νόμιμη συλλογή τους και η σωστή αξιολόγηση του πλαισίου έχουν πραγματική επιχειρηματική αξία.
Εξίσου σημαντικό είναι να δοθεί στον υποψήφιο η δυνατότητα να εξηγήσει ουσιαστικές ασυνέπειες, όπου αυτό ενδείκνυται. Μια αλλαγή εργασίας, ένα κενό στο βιογραφικό ή μια διαφορετική εκδοχή για μια προηγούμενη συνεργασία δεν σημαίνουν αυτομάτως αναξιοπιστία. Η βιαστική απόρριψη μπορεί να στερήσει από την επιχείρηση έναν κατάλληλο άνθρωπο, ενώ η τεκμηριωμένη διερεύνηση οδηγεί σε καθαρότερη απόφαση.
Ο ρόλος του εξειδικευμένου, αδειοδοτημένου ερευνητή
Όταν μια υπόθεση απαιτεί διακριτική και νόμιμη διερεύνηση, ο εργοδότης δεν πρέπει να στηρίζεται σε πρόχειρες διαδικτυακές αναζητήσεις, φήμες ή ανεπίσημες «γνωριμίες». Τέτοιες πρακτικές συχνά παράγουν ανακριβή στοιχεία και μπορεί να παραβιάζουν δικαιώματα ή εταιρικές υποχρεώσεις.
Ένας αδειοδοτημένος ιδιωτικός ερευνητής λειτουργεί με συγκεκριμένη εντολή, επαγγελματική μεθοδολογία και σεβασμό στην εμπιστευτικότητα. Η Ntetektiv εξετάζει κάθε αίτημα με βάση τη νομιμότητα, τη συνάφεια με τον εταιρικό κίνδυνο και την ανάγκη για αποδεικτικά στοιχεία που μπορούν να αξιοποιηθούν υπεύθυνα. Στόχος δεν είναι η αδικαιολόγητη έκθεση ενός προσώπου, αλλά η προστασία της επιχείρησης από τεκμηριωμένους κινδύνους.
Ο έλεγχος ιστορικού και οι συστάσεις δεν είναι αντίπαλες επιλογές. Οι συστάσεις βοηθούν να κατανοήσετε πώς εργάζεται ένας άνθρωπος. Ο στοχευμένος έλεγχος βοηθά να επιβεβαιώσετε όσα έχουν ουσιαστική σημασία για μια θέση εμπιστοσύνης. Όταν η απόφαση απαιτεί αυξημένη ασφάλεια, η διακριτική, νόμιμη και τεκμηριωμένη αξιολόγηση είναι ο πιο υπεύθυνος τρόπος να προχωρήσετε.